Inhaltlicher Aufbau

Funktionsorientierte Darstellung orientiert sich an den Funktionen des beschriebenen Softwareproduktes. Die Beschreibung stellt dar, wie das Produkt funktioniert, welche Eigenschaften es besitzt und welche Funktionen es bietet.
Aufgabenorientierte Darstellung orientiert sich an den Aufgaben, die der Benutzer mit dem beschriebenen Softwareprodukt erfüllen kann. Die Beschreibung stellt dar, wie bestimmte Aufgaben mit dem Softwareprodukt gelöst werden können.
Beide Prinzipien sind orthogonal zueinander und werden in Hilfeleistungen für Softwareprodukte miteinander kombiniert.

Hilfeleistungen werden oft anhand der Menüstruktur des beschriebenen Softwareprodukts gegliedert und dargestellt. Dazu kommen Handlungsanweisungen als aufgabenorientierte Darstellungen für ausgewählte Teilaufgaben.

Der Informationsgehalt von Hilfeleistungen muss auf den Informationsbedarf der Zielgruppe abgestimmt werden. Dieser ist durch Aufgaben und Vorkenntnisse der Benutzer und die dargestellten Funktionen des Softwareprodukts bestimmt. Gleichzeitig muss der Informationsgehalt auf die Darstellungsmöglichkeiten abgestimmt werden, die durch technische Randbedingungen vorgegeben sind.

Wichtig: den Inhalt begrenzen, nur unmittelbar relevante Informationen anzeigen und Redundanz vermeiden.

(Vgl. Brodbeck/Rupietta, 1994, S. 223)